Theo Quyết định, Tổng đài thông minh (AI) được đưa vào vận hành kể từ ngày 01/12/2025.
UBND Thành phố giao Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị trực thuộc Thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường tổ chức triển khai thực hiện, tuyên truyền, hướng dẫn người dân sử dụng các tính năng của Tổng đài thông minh (AI); Đồng thời, phân công, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị tiếp nhận, xử lý các phản ánh, kiến nghị theo đúng quy định; Sử dụng kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị trong công tác đánh giá, phân loại, bình xét thi đua, khen thưởng theo quy định; Chịu trách nhiệm cung cấp, cập nhật kịp thời và đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của toàn bộ dữ liệu nghiệp vụ liên quan đến thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhằm đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào trí tuệ nhân tạo (AI).
Trung tâm Phục vụ hành chính công chủ trì, quản lý, quản trị, triển khai, vận hành Tổng đài thông minh (AI). Phối hợp với các đơn vị liên quan ban hành Quy chế vận hành hệ thống Tổng đài thông minh (AI). Hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo vận hành, khai thác, sử dụng cho các cơ quan, đơn vị; hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện quy trình tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, phân công xử lý phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân thông qua Tổng đài thông minh (AI).
Đồng thời, phối hợp với các sở, ban, ngành cung cấp dữ liệu về thủ tục hành chính và các nội dung liên quan. Chủ trì, đầu mối tiếp nhận, phân loại và luân chuyển phản ánh, kiến nghị của người dân, tổ chức dưới dạng bản ghi dữ liệu cuộc gọi tới cơ quan, đơn vị có thẩm quyền xử lý. Phối hợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền lợi ích khi tham gia sử dụng Tổng đài thông minh (AI) trên các phương tiện thông tin đại chúng để người dân hiểu, đồng thuận và tự nguyện tham gia.
Sở Nội vụ thường xuyên tổ chức kiểm tra công vụ trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong việc tiếp nhận, phân công xử lý, xử lý các phản ánh, kiến nghị, chất lượng xử lý các phản ánh, kiến nghị tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Thành phố thông qua Tổng đài thông minh (AI).
Công an Thành phố đảm bảo an toàn thông tin bảo mật, an toàn mạng cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phục vụ triển khai vận hành Tổng đài thông minh (AI) ổn định, thông suốt. Hướng dẫn xây dựng hồ sơ đề xuất cấp độ an toàn hệ thống; thực hiện kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin theo cấp độ được phê duyệt đối với Tổng đài thông minh (AI). Đầu mối chủ trì, chỉ đạo các đơn vị nghiệp vụ trực thuộc phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công và các cơ quan, đơn vị liên quan kết nối, liên thông giữa Tổng đài thông minh (AI) với các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin, ứng dụng theo chuyên ngành quản lý và các thông tin, dữ liệu liên quan khác khi đáp ứng đủ các điều kiện về bảo mật, an toàn thông tin theo quy định.
Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Công an Thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công và các cơ quan, đơn vị có liên quan về triển khai các biện pháp bảo đảm an ninh mạng, an toàn thông tin cho Tổng đài thông minh (AI) theo quy định. Hỗ trợ kỹ thuật trong việc kết nối Tổng đài thông minh (AI) với Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Thành phố (LGSP) phục vụ liên thông, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin dùng chung khác của Thành phố.