Theo nội dung Công văn, UBND Thành phố yêu cầu các Sở, ban, ngành; UBND các phường, xã căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao tổ chức quán triệt, thực hiện tốt một số công tác trọng tâm trong thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước (BMNN) như sau:
1. Phân loại tài liệu BMNN để thực hiện số hóa:
Rà soát, phân loại tài liệu BMNN độ Tuyệt mật đang lưu giữ trong từng hồ sơ để tách riêng. Sắp xếp, lựa chọn tài liệu BMNN độ Tối mật, Mật cần số hóa theo hồ sơ đang lưu trữ. Tài liệu BMNN được xác định, đóng dấu độ Tối mật, Mật nếu đến thời điểm số hóa mà hết thời hạn bảo vệ là 20 năm (đối với tài liệu Tối mật), 10 năm (đối với tài liệu Mật) tính từ ngày ban hành nhưng không được cơ quan, tổ chức xác định BMNN gia hạn thời hạn bảo vệ thì thuộc trường hợp đương nhiên giải mật theo quy định tại Điều 22 Luật Bảo vệ BMNN và được số hóa theo tài liệu không chứa BMNN...
Đối với văn bản điện tử chứa nội dung BMNN, Người soạn thảo, tạo ra văn bản điện tử căn cứ vào danh mục BMNN thuộc các ngành, lĩnh vực do Thủ tướng Chính phủ ban hành để đề xuất người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về độ mật của BMNN, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu BMNN tại Tờ trình hoặc Phiếu trình duyệt, ký văn bản. Dự thảo văn bản điện tử có nội dung BMNN khi gửi lấy ý kiến trên môi trường điện tử phải có văn bản yêu cầu nơi nhận có trách nhiệm bảo vệ nội dung dự thảo, bảo đảm không để xảy ra lộ, mất...
2. Điều kiện đảm bảo và quy trình số hóa:
Phương tiện, thiết bị, phần mềm để thực hiện số hóa, lưu trữ tài liệu BMNN phải thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
Quy trình số hóa tài liệu BMNN tại văn thư cơ quan, Lưu trữ Lịch sử Đảng của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng (Hướng dẫn số 40) và công văn số 14748-CV/VPTW ngày 06/5/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn số 40.
Các đơn vị thực hiện lưu trữ, số hóa thường xuyên cập nhật văn bản hướng dẫn quy trình lưu trữ, số hóa tài liệu của cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thống nhất, bảo đảm đúng quy định.
Trường hợp thuê khoán số hóa tài liệu BMNN thì trong hợp đồng thuê khoán phải có điều, khoản quy định trách nhiệm bảo vệ BMNN của bên được thuê khoán; người được thuê khoán phải cam kết bảo vệ BMNN đã tiếp nhận trong quá trình số hóa (bằng văn bản); quá trình thực hiện số hóa tài liệu BMNN không được mang theo thiết bị có chức năng chụp ảnh, ghi hình, ghi âm vào khu vực số hóa, nếu vi phạm, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Việc khai thác tài liệu BMNN số hóa được thực hiện tương tự như khai thác tài liệu BMNN là bản giấy, cụ thể:
Việc khai thác tài liệu BMNN được số hóa trong nội bộ cơ quan, tổ chức phục vụ thực hiện nhiệm vụ có liên quan trực tiếp đến tài liệu BMNN thì căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Việc khai thác tài liệu BMNN được số hóa trong trường hợp cung cấp cho cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu thì thẩm quyền, trình tự, thủ tục thực hiện theo quy định tại Điều 15, Điều 16 Luật Bảo vệ BMNN về cung cấp, chuyển giao BMNN.
4. Bảo đảm an ninh, an toàn BMNN trong quá trình số hóa:
Người mang tài liệu BMNN ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ số hóa phải được người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý BMNN cho phép.
Trong quá trình mang tài liệu BMNN ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ số hóa phải có biện pháp bảo quản, bảo đảm an toàn.
Trang thiết bị phục vụ số hóa phải được kiểm tra an ninh, an toàn trước khi thực hiện số hóa; văn bản, tài liệu chứa nội dung BMNN khi truyền đưa, lưu giữ, liên thông, đồng bộ được phân loại, mã hóa bằng giải pháp bảo mật cơ yếu theo đúng mức độ mật và phải được xử lý trên hệ thống phương tiện thông tin, viễn thông, mạng máy tính, mạng viễn thông đáp ứng yêu cầu bảo mật tương ứng theo quy định pháp luật về cơ yếu.
Địa điểm số hóa phải được bố trí tại nơi bảo đảm an toàn (được trang bị hệ thống phòng cháy, chữa cháy; hệ thống camera giám sát; hệ thống cửa ra, vào bảo đảm kiên cố, có khóa bảo vệ...) do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện lưu trữ, số hóa quy định.