Theo Kế hoạch, Thành phố chính thức đưa vào triển khai, sử dụng thống nhất Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội trên địa bàn Thành phố để thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa: các Sở, ban, ngành Thành phố, UBND các xã, phường, các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố với các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu giao dịch, trao đổi công việc với cơ quan nhà nước.
Thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số thành phố Hà Nội, tập trung giải quyết các nhiệm vụ mang tính đột phá trong triển khai chuyển đổi số tại các cơ quan, đơn vị của Thành phố với tổ chức doanh nghiệp; đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng tới hoàn thiện Chính quyền điện tử, Chính quyền số thành phố Hà Nội.
Chỉ tiêu
Toàn bộ văn bản trao đổi của các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường gửi đến tổ chức, doanh nghiệp (chiều từ các cơ quan nhà nước đến tổ chức, doanh nghiệp) phải thực hiện qua Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung, trừ các loại văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc văn bản chuyên ngành mà pháp luật có quy định khác bắt buộc phải gửi bản giấy từ ngày 01/6/2026.
Chấm dứt gửi song song bản giấy đối với các loại văn bản đã đáp ứng điều kiện pháp lý theo quy định của pháp luật; trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định khác. Văn bản điện tử gửi, nhận qua hệ thống đáp ứng đầy đủ điều kiện về chữ ký số, định danh điện tử và các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì không yêu cầu gửi kèm bản giấy.
Phấn đấu 100% doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn được đăng ký, sử dụng hệ thống chuyển nhận văn bản từ ngày 30/4/2026.
Tuyên truyền, vận động thuyết phục về lợi ích ý nghĩa để 100% văn bản giữa tổ chức doanh nghiệp với cơ quan hành chính thuộc Thành phố và ngược lại được gửi, nhận thông qua hệ thống trước ngày 30/6/2026 (cả 2 chiều từ các cơ quan nhà nước đến tổ chức, doanh nghiệp và ngược lại).
Các hợp đồng kinh tế được ký kết điện tử giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp, tổ chức; giữa doanh nghiệp với các đối tác, hoàn thành trước ngày 30/12/2026.
Nhiệm vụ cụ thể
Xây dựng các chức năng thành phần của hệ thống về gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu theo dõi tiến độ giải quyết xử lý của văn bản giữa cơ quan hành chính và tổ chức doanh nghiệp. Tích hợp định danh điện tử, chữ ký số, lưu trữ dữ liệu tập trung. Bảo đảm tích hợp, hỗ trợ đầy đủ các hình thức chữ ký số hợp pháp; đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin và xác thực điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Xây dựng phương án bảo mật, sao lưu dữ liệu, phòng chống tấn công mạng, vận hành thông suốt của hệ thống và giám sát vận hành hệ thống theo thời gian thực. Phát triển hệ sinh thái số hướng tới phục vụ doanh nghiệp, tổ chức và các Hộ kinh doanh phát triển kinh tế số. Đảm bảo cấu hình, phân quyền sử dụng theo chức năng nhiệm vụ, hướng dẫn sử dụng và khai thác hiệu quả ứng dụng đến các sở ngành, UBND các xã phường và cộng đồng doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch tuyên truyền về hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước trên trang tin điện tử của Thành phố và các sở ngành; Xây dựng tài liệu hướng dẫn, video; thiết lập tổng đài hỗ trợ; Tổ chức hội nghị, hội thảo hướng dẫn doanh nghiệp; tuyên truyền trên các nền tảng mạng xã hội, báo chí, banner tuyên truyền tại các cơ quan, khu dân cư, các điểm hỗ trợ dịch vụ công số.
Rà soát, điều chỉnh quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản theo hướng 100% điện tử. Ban hành quy trình chuẩn dùng chung cho toàn Thành phố đồng thời bãi bỏ các quy định nội bộ không còn phù hợp, không yêu cầu bản giấy nếu không cần thiết.