Theo nội dung Công văn, UBND Thành phố thống nhất với nội dung đề xuất của Sở Quy hoạch - Kiến trúc về hạng mục thiết kế, thi công trưng bày triển lãm, công bố quy hoạch tại tầng 4 - Bảo tàng Hà Nội và các hạng mục còn lại triển khai từ các nguồn hợp pháp khác theo quy định.
Đồng thời, giao Sở Quy hoạch - Kiến trúc chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành Thành phố, các cơ quan, đơn vị, tổ chức có các dự án trên địa bàn Thành phố để thu thập hồ sơ, bản vẽ, mô hình, các video để tổng hợp và lên phương án trưng bày. Chịu trách nhiệm về nội dung mang tính pháp lý của toàn bộ dữ liệu, ranh giới, sơ đồ không gian quy hoạch được hiển thị tại triển lãm. Xây dựng kế hoạch, khẩn trương tổ chức triển khai nội dung triển lãm phục vụ công tác công bố quy hoạch đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của Thành phố; nghiên cứu xây dựng phương án trưng bày tận dụng không gian trưng bày sẵn có của Bảo tàng tránh lãng phí; có thể kế thừa sử dụng lại một số bản vẽ, hiện vật, mô hình, video trong giai đoạn xây dựng Cung Quy hoạch thành phố Hà Nội. Phê duyệt điều chỉnh, bổ sung dự toán lập Quy hoạch tổng thể Thủ đô Hà Nội tầm nhìn 100 năm và dự toán Thiết kế, thi công trưng bày triển lãm, công bố quy hoạch tại tầng 4 - Bảo tàng Hà Nội theo quy định. Cử cán bộ chuyên môn phối hợp xây dựng nội dung thuyết minh và trực tiếp tập huấn hướng dẫn viên cho Bảo tàng Hà Nội phục vụ đón tiếp các đoàn khách tham quan.
Ban Quản lý dự án ĐTXD công trình dân dụng Thành phố khẩn trương phối hợp với Sở Xây dựng để hoàn thiện các thủ tục hồ sơ nghiệm thu Dự án Bảo tàng Hà Nội giai đoạn 2 (phần nội dung trưng bày) theo quy định. Giao Ban Quản lý dự án ĐTXD công trình dân dụng Thành phố là chủ đầu tư thực hiện dự án: "Cải tạo xây dựng không gian Bảo tàng Hà Nội kết hợp Cung triển lãm Kiến trúc, Quy hoạch của Thành phố"; phối hợp cùng Bảo tàng Hà Nội tổ chức triển khai ngay trong giai đoạn trưng bày triển lãm Quy hoạch tổng thể Thủ đô (đối với các nội dung chi cho công tác thuê thiết bị trình chiếu: màn hình Led, máy chiếu,…). Về lâu dài sẽ cập nhật và khấu trừ trong giai đoạn triển khai Dự án tiếp theo.
Sở Văn hóa và Thể thao chỉ đạo Bảo tàng Hà Nội thực hiện công tác chuẩn bị, bàn giao mặt bằng đáp ứng các yêu cầu về nội dung triển lãm và công bố quy hoạch; thực hiện công tác phối hợp, đảm bảo an ninh, an toàn, vận hành mở cửa đón tiếp các đoàn khách, nhân dân, chuyên gia và các nhà đầu tư đến tham quan triển lãm. Chủ trì, phối hợp với Sở Quy hoạch - Kiến trúc sau khi kết thúc triển lãm sự kiện, tổ chức sắp xếp, định hình lại toàn bộ phần không gian trưng bày thường trực của Bảo tàng Hà Nội, đảm bảo theo đúng thiết kế tổng thể Trung tâm triển lãm quy hoạch Thủ đô dài hạn đã được UBND Thành phố phê duyệt.
Sở Tài chính hướng dẫn Ban Quản lý dự án ĐTXD công trình dân dụng Thành phố về các thủ tục triển khai và bố trí nguồn kinh phí phục vụ các công việc liên quan.
Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội tham gia đề xuất nội dung trưng bày, rà soát nội dung bản vẽ, video có liên quan. Phối hợp triển khai công tác trưng bày, đồ họa, video, mô hình; chuẩn hóa và bàn giao toàn bộ dữ liệu số, các file phối cảnh 3D kiến trúc cảnh quan của Đồ án quy hoạch tổng thể Thủ đô cho Ban Quản lý đồ án quy hoạch kiến trúc (Sở Quy hoạch - Kiến trúc) và đơn vị tư vấn công nghệ để triển khai thiết kế hình ảnh, video đảm bảo tiến độ.
Bảo tàng Hà Nội (Đơn vị cung cấp và tiếp quản mặt bằng) phối hợp với Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Ban Quản lý dự án ĐTXD công trình dân dụng Thành phố tiến hành khảo sát hiện trạng mặt bằng (khu vực sảnh, tầng hầm và tầng 4), bàn giao tài liệu, mô hình hiện có để phục vụ công tác cải tạo, nâng cấp, lắp đặt thiết bị kỹ thuật. Tiếp quản toàn bộ hạ tầng công nghệ, mô hình sa bàn 4D Mapping và hệ thống tư liệu triển lãm sau khi kết thúc Hội nghị để thực hiện quản lý, vận hành và khai thác trưng bày lâu dài.
Trong điều kiện thời gian cấp bách, UBND Thành phố khuyến khích sự tham gia của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các Tập đoàn kinh tế, doanh nghiệp và nhà đầu tư lớn đang tham gia triển khai các dự án đầu tư trên địa bàn Thành phố tham gia phối hợp cùng với Sở Quy hoạch - Kiến trúc và các Sở, ban, ngành Thành phố triển khai các nhiệm vụ nêu trên (khuyến khích tham gia đối với phần việc gia công vách, chế tác sa bàn, sản xuất phim 3D Mapping, phim VR, cung cấp tài liệu, phim diễn họa phối cảnh hoặc đề xuất các mô hình khu đô thị tiêu biểu, công trình kiến trúc thời kỳ mới phù hợp.