Theo đó, đối với tài liệu lưu trữ khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới: Hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu thì cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định; Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới thành lập hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.

 

Trường hợp doanh nghiệp nhà nước trước khi chuyển đổi hình thức sở hữu là cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện các công việc sau: Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và thống kê thành Mục lục hồ sơ nộp lưu; Tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định; Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới thành lập hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp. Tuyệt đối không được hủy tài liệu khi chưa thực hiện đúng các quy trình về xác định giá trị tài liệu.

 

Đối với những hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính; tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước: Cơ quan chuyên ngành cấp trên có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể bằng văn bản. Trước khi ban hành văn bản hướng dẫn phải có ý kiến thống nhất của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.

 

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp, Tổng công ty và Doanh nghiệp trực thuộc UBND Thành phố; Chủ tịch UBND các quận huyện, thị xã: chỉ đạo triển khai, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố theo nguyên tắc không làm mất mát, hư hỏng, phân tán, lộ bí mật của tài liệu;

 

Giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức; đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố; tổng hợp báo cáo Sở Nội vụ kịp thời.