Theo Kế hoạch, điều chỉnh nhiệm vụ tại Mục 1.2 - Phụ lục của Kế hoạch từ “Rà soát sửa đổi, bổ sung, ban hành mới quy định về Kho lưu trữ số, tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật” và Mục 1.3 “Hướng dẫn các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức theo quy định hiện hành; xây dựng quy trình, quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử” thành “Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan xây dựng và ban hành tiêu chuẩn kho lưu trữ số, tiêu chuẩn kết nối” và “Hướng dẫn các tiêu chuẩn kỹ thuật đối với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức theo quy định hiện hành; xây dựng quy trình và yêu cầu bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử” sau khi có văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

 

Điều chuyển nhiệm vụ “Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức” (tại mục 3.4 - Phụ lục của Kế hoạch) đang được giao phân tán cho cơ quan, tổ chức chủ trì thực hiện sang Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan thực hiện “Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức” để đảm bảo tính thống nhất trên địa bàn Thành phố, đáp ứng kết nối liên thông với các Hệ thống cơ sở dữ liệu của Thành phố được thông suốt và đúng quy định.

 

Bổ sung nhiệm vụ: Các cơ quan, tổ chức lập và phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử cần số hóa; thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ đã được phê duyệt; cập nhật dữ liệu vào “Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của các cơ quan, tổ chức” khi Hệ thống được cấp có thẩm quyền phê duyệt đưa vào khai thác sử dụng, đảm bảo đúng quy định. 

 

UBND Thành phố giao thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chủ động rà soát, lập danh mục, phê duyệt danh mục, triển khai số hóa và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống lưu trữ điện tử đảm bảo chỉ tiêu và đẩy nhanh cập nhật dữ liệu vào Hệ thống lưu trữ điện tử sau khi Hệ thống được nghiệm thu và được cấp có thẩm quyền phê duyệt để đưa vào khai thác sử dụng.