Công văn nêu rõ, thực hiện Quyết định số 57/2013/QĐ-UBND, ngày 17/12/2013, của UBND thành phố về ban hành quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước TP Hà Nội, Quyết định số 8956/QĐ-UBND, ngày 28/12/2017, của UBND thành phố về phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính nhà nước năm 2018 của TP Hà Nội, thời gian qua, việc triển khai ứng dụng gửi và nhận văn bản, tài liệu điện tử giữa các cơ quan, đơn vị với Văn phòng UBND thành phố đã được thực hiện có hiệu quả, giúp nâng cao hiệu lực hoạt động trong quản lý, điều hành của UBND thành phố. Trung bình mỗi ngày qua hòm thư Văn phòng UBND thành phố nhận khoảng hơn 500 văn bản điện tử gửi đến UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố. Trong đó, có những văn bản yêu cầu Văn phòng phải báo cáo, xử giải quyết như các sở, ban, ngành, cơ quan chuyên môn thuộc thành phố. Vì vẫn còn tồn tại, hạn chế do một số văn bản loại này, Văn phòng không báo cáo theo đúng tiến độ thời gian các sở, ngành yêu cầu.

Để thuận lợi cho công tác tra cứu văn bản điện tử, kể từ ngày 11/6/2018, đối với các loại văn bản Văn phòng UBND thành phố phải báo cáo (như một sở, ngành), Văn phòng UBND thành phố đề nghị các sở, ban, ngành gửi vào hòm thư điện tử. Văn phòng UBND thành phố đề nghị lãnh đạo các sở, ban, ngành chỉ đạo việc gửi văn bản điện tử loại trên, tạo điều kiện giúp Văn phòng UBND thành phố hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.