Theo đó, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và các tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được quản lý tập trung tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.

Các hành vi bị nghiêm cấm đối với tài liệu lưu trữ lịch sử: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.

Về thẩm quyền: Chủ tịch UBND Thành phố cho phép tổ chức, cá nhân người nước ngoài sử dụng tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Cho phép tổ chức, cá nhân trong hước sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ “Tối mật”, “Tuyệt mật” nhưng chưa được giải mật; tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Giám đốc Sở Nội vụ công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Cho phép tổ chức, cá nhân trong nước sử dụng tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ mức độ “Mật” và tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã quá thời hạn giải mật đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố cho phép tổ chức, cá nhân trong nước sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã được giải mật; Tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu…