Theo đó, đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng, kiến thiết Thủ đô, Sở Nội vụ yêu cầu UBND các quận, huyện, thị xã chỉ đạo phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND phối hợp với Phòng Văn hóa - Thông tin hướng dẫn xã, phường, thị trấn, các cơ sở thờ tự (Đình, Đền, Chùa), cá nhân, gia đình, dòng họ trên địa bàn rà soát, tổng hợp, thống kê báo cáo tài liệu thuộc diện tài liệu lưu trữ quý, hiếm theo hướng dẫn tại Công văn số 1548/SNV-CCVTLT ngày 17/7/2015 của Sở Nội vụ hướng dẫn điều tra, thống kê và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội;

Tổ công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp chặt chẽ với UBND quận, huyện, thị xã; UBND xã, phường, thị trấn tổ chức điều tra, xác minh nguồn gốc tài liệu lưu trữ, hiếm trên phạm vi toàn thành phố để trình Hội đồng xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm để đề xuất công nhận, hỗ trợ dịch thuật, tu bổ phục chế, hướng dẫn phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Thời gian dự kiến điều tra, khảo sát, xác minh nguồn gốc tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các quận, huyện, thị xã năm 2017.

Sau khi đã tiến hành điều tra, khảo sát, xác minh nguồn gốc tài liệu lưu trữ quý, hiếm, các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ lập hồ sơ đề nghị xét công nhận theo quy định tại Quyết định số 2659/QĐ-UBND ngày 10/6/2015 của UBND TP về quy định tạm thời tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm quy trình đăng ký công nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Thời gian đăng ký công nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm năm 2017 thực hiện 03 đợt, cụ thể: đợt 1 trước ngày 28/2/2017; đợt 2 trước ngày 30/6/2017; đợt 3 trước ngày 30/9/2017.