Theo quyết định, cửa hàng bán lẻ xăng dầu số 38, tại số 1, đường Phan Văn Trường, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy có tổng diện tích mặt bằng 350m2. Xung quanh cửa hàng có dân cư sinh sống và các điểm nhạy cảm như các trường học và các điểm bán hàng. Cửa hàng có cụm bể chứa xăng dầu ngầm diện tích 55m2, có 4 bể chứa với tổng dung tích của các bể là 40m3; khu vực bán hàng cột bơm xăng, dầu có diện tích 67m2, khu vực này có 2 cột bơm kép, các vị trí khi bảo quản sửa chữa công nghệ, van, ống, thiết bị xuất, nhập xăng dầu tại khu vực bán hàng; các loại xăng, dầu kinh doanh tại cửa hàng gồm xăng E5 RON 92, xăng RON 95 và dầu DO.

Tổng khối lượng dầu chứa tại cửa hàng là 40m3 (tương đương 30 tấn). Căn cứ theo điều kiện cụ thể của chủ cửa hàng và tiêu chí phân loại tại Quyết định số 02/2013/QĐ-TTg ngày 14/1/2013 của Thủ tướng Chính phủ, sự cố tràn dầu tại đây có khả năng xảy ra từ mức nhỏ đến mức trung bình với thể tích lớn nhất là 40m3.

Dựa vào điều kiện thực tế về nguồn nhân lực, công trình và trang thiết bị phục vụ công tác ứng phó của cửa hàng, kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu được xây dựng nhằm đảm bảo khả năng chủ động ứng phó của cửa hàng trong phạm vi từ 20 tấn trở xuống; trường hợp sự cố vượt ngoài khả năng trên 20 tấn sẽ huy động thêm sự trợ giúp từ nguồn lực bên ngoài của các đơn vị lân cận và các đơn vị chuyên nghiệp.

Chủ cơ sở có trách nhiệm thực hiện các nội dung trong kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu được phê duyệt và những yêu cầu bắt buộc sau: Xây dựng các công trình và các trang thiết bị kỹ thuật, vật tư theo đúng kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu đã được phê duyệt; thường xuyên kiểm tra công nghệ, quy trình vận hành, trang thiết bị, máy móc, phương tiện vận chuyển, những nơi có nguy cơ gây sự cố tràn dầu. Bố trí các nhân lực tham gia ứng phó sự cố tràn dầu và phân công nhiệm vụ của các thành viên theo đúng kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu đã được phê duyệt; chủ động triển khai các hoạt động ứng phó, huy động nguồn lực ứng phó kịp thời, hiệu quả khi xảy ra sự cố tràn dầu.

Khi xảy ra sự cố tràn dầu vượt tầm kiểm soát, phải nhanh chóng báo cáo ngay về Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn thành phố Hà Nội, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND quận Cầu Giấy, Đội Chữa cháy và Cứu nạn, cứu hộ khu vực số 2 để được hỗ trợ.

Trường hợp có sự thay đổi trong quá trình đầu tư, xây dựng và hoạt động như thay đổi quy mô đầu tư, thay đổi thiết kế dẫn đến thay đổi nội dung kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu đã được phê duyệt, chủ cửa hàng phải báo cáo UBND thành phố và chỉ được thực hiện những thay đổi đó sau khi có văn bản chấp thuận của cấp có thẩm quyền.