Theo đó, công tác chuẩn bị và tổ chức Hội nghị phải đảm bảo chu đáo, chất lượng, hiệu quả, phát huy, quảng bá hình ảnh du lịch Hà Nội đến với thị trường các nước trong khu vực. Nâng cao vị thế du lịch thành phố Hà Nội là điểm đến an toàn, thân thiện, chất lượng và hấp dẫn, khẳng định vai trò của Sở Du lịch là thành viên tích cực của Hội đồng xúc tiến Du lịch Châu Á.

Thời gian tổ chức, từ ngày 05/9 - 10/9/2018, tại Khách sạn Sofitel Legend Metropole, số 15 phố Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.

Cụ thể, Lễ khai mạc Hội nghị toàn thể Hội đồng Xúc tiến Du lịch Châu Á lần thứ 16 ngày 06/9/2018; Hội nghị chính thức giữa các thành viên đại diện cho các thành phố CPTA ngày 06/9/2018; Hội nghị mở rộng quảng bá xúc tiến du lịch dành cho các thành viên Hội đồng xúc tiến du lịch với các doanh nghiệp du lịch Hà Nội từ ngày 07/9/2018; Tổ chức gian hàng Triển lãm Hội đồng xúc tiến Du lịch Châu Á (CPTA) trong 02 ngày, từ 08/9/2018 đến 09/9/2018, tại Khu vực nhà Bát Giác - Vườn hoa Lý Thái Tổ; Lễ khai mạc Triển lãm du lịch Hội đồng xúc tiến du lịch Châu Á lần thứ 16, ngày 08/9/2018.

Sở Du lịch là cơ quan thường trực, chịu trách nhiệm chính triển khai các công tác tổ chức Hội nghị, đầu mối liên lạc với Chủ tịch và Ban thư ký Hội đồng Xúc tiến Du lịch Châu Á (CPTA) về công tác tổ chức. Xây dựng kế hoạch, chương trình, kịch bản các hoạt động của Hội nghị, chuẩn bị các nội dung tổ chức Hội nghị: Các phiên họp chính thức, mở rộng, các chương trình khảo sát du lịch chuyên đề cho các đoàn đại biểu quốc tế, chương trình biểu diễn nghệ thuật phục vụ Hội nghị...

Phối hợp với các sở, ban ngành, đơn vị chức năng của thành phố Hà Nội đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự trước, trong và sau khi tổ chức, có kế hoạch và phương án khắc phục sự cố kịp thời…