Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy công tác văn thư trong cơ quan là một khâu trung tâm của quá trình diễn ra các hoạt động trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin hiện hành. Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày càng cao và cấp thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và triển khai hiện đại hóa, tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao được chất lượng công tác quản lý.
Trưởng phòng Hành chính, tiếp dân - Văn phòng Thành ủy Hà Nội Nguyễn Hoài Nam cho biết: Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư và đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư phục vụ cấp ủy là cần thiết trong hoạt động của văn phòng; trong những năm qua, Phòng Hành chính, tiếp dân mà trọng tâm là bộ phận văn thư đã quan tâm nâng cao chất lượng, tăng cường ứng dụng các phần mềm hỗ trợ để nâng cao hiệu quả, chất lượng, tiến độ xử lý các khâu nghiệp vụ.
Hiện nay, bộ phận văn thư của Phòng Hành chính, Tiếp dân - Văn phòng Thành ủy gồm 02 tổ: Tổ phát hành văn bản đi và Tổ tiếp nhận công văn đến, trung bình hàng năm phát hành hơn 5.000 văn bản; tiếp nhận và tham mưu xử lý hơn 14.000 văn bản gửi tới Thành ủy và Văn phòng Thành ủy. Để khai thác và phát huy hiệu quả hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT đã được đầu tư, phòng Hành chính, Tiếp dân đã tiếp nhận, triển khai và đưa vào sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng trên mạng nội bộ và mạng diện rộng như: Xử lý công văn đi, đến; Gửi nhận văn bản; hệ thống email công vụ; nhắn tin công việc... qua đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý, xử lý, trao đổi văn bản và công tác phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy và Văn phòng Thành ủy; thực hiện trao đổi, khai thác thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, góp phần phục vụ tốt công tác truyền tải thông tin điều hành của Thành ủy đến các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc.
Cùng chung quan điểm với đồng chí Nguyễn Hoài Nam, đồng chí Vũ Lê Sơn, quyền Trưởng phòng CNTT Văn phòng Thành ủy nhận định: ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Việc triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Thành ủy đã được triển khai thông qua phần mềm nhằm giúp cho công tác văn thư, lưu trữ như lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Thành ủy ngày càng khoa học, hiện đại và hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử tạo thuận lợi cho việc tra tìm được kịp thời và nhanh chóng.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, tại buổi toạ đàm “Thực trạng, giải pháp công tác văn thư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội thành phố trong tình hình mới” mới đây do Văn phòng Thành ủy Hà Nội tổ chức, các chuyên gia cũng cho rằng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cũng nổi lên không ít khó khăn. Đó là: Một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này. Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở một bộ phận cán bộ, công chức chưa thực sự đầy đủ. Trong khí đó, đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn khá thiếu và yếu, tình trạng cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn còn nhiều. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị.
Để đưa công tác này chuyên nghiệp và đạt được những bước phát triển hơn nữa, các chuyên gia cho rằng, các đơn vị cần tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực cấp ủy; đề cao trách nhiệm của người đứng đầu cấp ủy, cơ quan đối với công tác ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có năng lực trình độ đáp ứng yêu cầu công việc. Đồng thời, làm tốt công tác đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ.
Chú trọng đầu tư trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật theo những bước đi thích hợp, có kế hoạch theo năng lực và điều kiện thực tế của từng đơn vị. Triển khai đồng bộ các giải pháp về kỹ thuật, tổ chức, cán bộ trong đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông tin. Cùng với đó là tập trung xây dựng môi trường pháp lý, thúc đẩy ứng dụng CNTT bằng việc sớm xây dựng, ban hành các quy định về quy trình trao đổi, xử lý, phát hành văn bản điện tử, áp dụng chữ ký số cho văn bản điện tử phát hành chính thức và tài liệu lưu trữ điện tử để giảm văn bản giấy; xây dựng, ban hành các quy định về an toàn thông tin, về cơ chế tài chính phù hợp với thực tiễn triển khai ứng dụng CNTT ở từng cơ quan, đơn vị, qua đó làm thay đổi phong cách làm việc của cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống.
